(testside) Avlevering av digitale arkiv
[En testveileder for å teste ut ny struktur for veileder for avlevering.]
Denne veilederen er for statlige virksomheter som skal avlevere sine digitale arkiv til Nasjonalarkivet. Her finner du informasjon om hele prosessen, fra forberedelser før overføring, til arkivet er endelig godkjent for langtidsbevaring.
Før søknad
Før det søkes om å avlevere et arkiv, er det noen forutsetninger som må være på plass hos arkivskaper.
Dokumentasjonsplan
Virksomheten skal ha en dokumentasjonsplan med oversikt over systemer og plan for avlevering. Se veileder om arkivplan og internkontroll.
Bevaringsvurdering (BK-planer og BK-vedtak)
Dokumentasjon som avleveres til Nasjonalarkivet skal være bevaringsvurdert. Se veileder å lage en bevaringsplan.
Søknad om overføring av arkiv og skjema for arkivbeskrivelse
Dere søker ved å sende skjema for arkivbeskrivelse til Nasjonalarkivets postmottak med et kort følgebrev. Se veileder om søknad om overføring av arkiv.
Avtale og rammer
I denne fasen blir rammene for avleveringen fastsatt. Vi blir enige om ansvar, frister, omfang og løsninger.
Avklaring om uttrekksmetode og filformater
Det er mange ulike måter å generere arkivuttrekk fra informasjonssystemer på. Dere som avgiver foreslår uttrekksformat, eller spør Nasjonalarkivet om egnet uttrekksformat.
Se vår veileder om ulike uttrekkstyper.
Det skal også avtales hvilke filformater arkivet skal overføres i.
Se våre sider med aksepterte filformater.
Råderett og ansvar bestemmes
Avtalen om avlevering regulerer blant annet ansvar og eierskapet over informasjonsinnholdet i arkivet.
Uttrekk og dokumentasjon
Denne fasen handler om å planlegge, produsere og dokumentere selve arkivuttrekket.
Kassasjon
Dersom arkivet inneholder dokumentasjon som skal kasseres, må dette gjennomføres før overføring.
Se veileder om bevaring og kassasjon i informasjonssystemer
Produksjon av uttrekk
Uttrekk produseres ved å gjøre dataeksport fra informasjonssystemet.
Se veileder om hvordan uttrekk skal gjenspeile innholdet i informasjonssystemet.
Systemdokumentasjon
Vi ber om at mest mulig systemdokumentasjon medfølger i arkivpakkene ved avlevering, da det er viktig for å forstå systemet i ettertid. Se utdypende oversikt over systemdokumentasjon her.
Pakking og overføring av arkivpakker
Pakking i Arkade 5
Avgiver skal først lage en arkivpakke lokalt hos seg ved å bruke programvaren Arkade 5. Se veileder for pakking i Arkade 5.
Overføring
Avlevering innebærer at arkivuttrekket og systemdokumentasjon lastes opp via Nasjonalarkivets løsninger. Se veileder om overføring av arkivpakker.
Automatiske kontroller ved mottak
Ved mottak gjøres først en rekke automatiske kontroller, slik som sjekksum og formatanalyse, som sikrer at arkivet er overført uten datatap og datavirus. Eventuelle feil avklares med avgiver før pakkes går videre til manuell kontroll.
Kvittering og registrering ved mottak
Når vi har mottatt arkivene, blir de registrert i systemene våre. En formell kvittering sendes til avgiver, og arkivet tildeles en ansvarlig tester.
Testing, avvikskontroll og godkjenning
Manuell kontroll
Nasjonalarkivet utfører en rekke tester og kontroller på arkivuttrekkene før de godkjennes. Les mer om testing av arkivuttrekk.
Endelig godkjenning
Når et arkivuttrekk er godkjent, får arkivskaperen et endelig godkjenningsbrev.
Avvisning
Ved avvisningsbrev, må arkivskaper som regel produsere et nytt og korrigert arkivuttrekk.
Innlemming
Når et arkivuttrekk er godkjent, blir det registrert som ferdig og langtidslagret.
Saksbehandlingstid og kostnad
Vi tester først de uttrekkene vi har mottat først, og jobber oss framover. Overføring og kvalitetskontrollen/testing er gratis.
Etter avlevering – bevaring
Tilgjengeliggjøring og innsynsbehandling
Når Nasjonalarkivet overtar råderetten over arkivet, vil vi legge til rette for behandling av innsynskrav fra innbyggere, forskere, næringslivet og forvaltningen. Det er derfor viktig at arkivuttrekket er godt dokumentert ved avlevering. Du kan lese mer om tilgjengeliggjøring og innsynsbehandlingav arkivene her.
Kontaktinfo
Ta gjerne kontakt med Nasjonalarkivet om du skulle ha spørsmål eller trenger ytterlige veiledning. Det finnes blant annet muligheter for veiledning underveis de ulike stegene, samt at man kan overføre et prøveuttrekk for få tilbakemeldinger.
Skriv til oss på postmottak@Nasjonalarkivet.no, så kan vi sette opp et digitalt møte.