Avlevering – testside – avtale og råderett

[En testveileder for å teste ut ny struktur for veileder for avlevering.]

Avtalen er et ledd i avleveringsprosessen, og utformes etter at Nasjonalarkivet har mottatt søknad om overføring og tilhørende skjema for arkivbeskrivelse. Avtalen er basert på opplysningene om arkivet som ble sendt inn sammen med søknaden. 
 

Dette er ett steg i avleveringsprosessen. Se den overordnede veilederen for oversikt over hele prosessen og de andre stegene:

• Se hele avleveringsprosessen

Deponering og avlevering

En arkivversjon kan overføres til Nasjonalarkivet som en deponering eller avlevering. At en arkivversjon er deponert betyr at Nasjonalarkivet kun oppbevarer en kopi. Arkiveier har i deponeringstiden selv ansvaret for bevaringen og bruken av materialet. Dersom arkiveier i løpet av deponeringstiden gjør endringer i materialet, som å kassere saker, rette sakstitler eller endre graderinger må en ny arkivversjon produseres. Etter avtalt deponeringstid vil deponeringen få status som en avlevering. Nasjonalarkivet overtar da råderetten over og ansvaret for bevaringen av materialet.
Dersom arkivskaper gjør vesentlige endringer i arkivmaterialet, som å kassere saker, rette sakstitler, eller endre graderinger, må et nytt arkivuttrekk produseres og overføres til Nasjonalarkivet.

Råderett og ansvar for innsyn

Vanligvis foreslår Nasjonalarkivet å overta ansvaret for betjening av innsyn 10-25 år etter arkivperioden tar slutt. Før denne datoen er nådd, har arkivskaper selv ansvaret for innsynsbegjæringer i materialet. Men arkivskaper og Nasjonalarkivet har mulighet å forhandle en annen dato for overtakelse av den hele råderetten, eller en annen fordeling av ansvaret for innsynskrav.
Det er flere forhold som påvirker hvilken dato som settes for når Nasjonalarkivet overtar råderetten til arkivet. Dersom arkivet er i aktiv bruk der virksomheten gjør oppslag for eget bruk bør virksomheten beholde den overordnede råderetten. Tilsvarende gjelder arkiv med hyppige innsynsbegjæringer. Nasjonalarkivet pleier derfor be om en redegjøring for dette når avtalen skal skrives.
Når materialet er overført og endelig godkjent kan arkiveier som hovedregel avslutte opprinnelig system og videreføre dataene i den formen som de selv mener er hensiktsmessig.

Avklaringer om dokumentasjonen i arkivet

Ifølge arkivforskriftens § 21 skal det avtales hva og hvor mye dokumentasjon som skal overføres, herunder filformat.
Det er derfor viktig at dette fremkommer i skjema for arkivbeskrivelse når søknaden sendes.

Avklaringer om filformat

Det skal avtales hvilke filformater arkivet skal overføres i, jamfør arkivforskriftens § 30.
Nasjonalarkivet har en liste over filformat som aksepteres for avleveringer. Om filene i et arkiv allerede er i et av de aksepterte formatene, trenger man ikke særskilt avtale for å inkludere disse filene i arkivet.
Eventuelle avvik fra dette må avtales særskilt. Hvis det er filformater i uttrekket som ikke finnes på vår liste med aksepterte filformater for avlevering til Nasjonalarkivet, må det opplyses om i søknaden. Da bør arkivskaper sende en liste over alle filformat som finnes i et uttrekk, og forekomsten av dem, som vedlegg til søknaden. Det bør også opplyses om hvorfor filene ikke kan konverteres, eventuelt hvorfor detet ikke er hensiktsmessig.
Iverksettelse av avtalen
Når Nasjonalarkivet og arkivskaper har blitt enig om hvilken dokumentasjon som skal leveres, i hvilket format, og forhold knyttet til råderetten, blir avtalen sendt til avgiver. Avtalen er gjeldende fra den datoen det sendes ut. Partene kan senere bli enige om eventuelle endringer i avtalen.

Gradert materiale

Arkiver som inneholder gradert informasjon skal normalt avgraderes før overføring til Nasjonalarkivet. Dersom arkivversjonen inneholder gradert informasjon skal det være merket med hvilken type gradering som gjelder, og det skal på forhånd være avtalt hvem som skal motta oversendelsen.
Se veileder om gradert materiale.