Avlevering – testside – Avtale om overføring av arkiv til Nasjonalarkivet
[En testveileder for å teste ut ny struktur for veileder for avlevering.]
Avtalen er et ledd i avleveringsprosessen, og utformes etter at Nasjonalarkivet har mottatt søknad om overføring og tilhørende skjema for arkivbeskrivelse. Avtalen er basert på opplysningene om arkivet som ble sendt inn sammen med søknaden.
Dette er ett steg i avleveringsprosessen
Se den overordnede veilederen for oversikt over hele prosessen og de andre stegene.
Hva som skal gå fram i avtalen
I avtalen mellom Nasjonalarkivet og arkivskaper skal følgende gå fram, jamfør arkivforskriftens § 21 og 22:
- Hvilken og hvor mye dokumentasjon som skal avleveres
- Hvilket informasjonssystem dokumentasjonen er lagret i
- Hvilke filformater arkivet overføres i
- Når dokumentasjonen skal avleveres
- Den datoen når Nasjonalarkivet tar over den delen av råderetten over arkivet som gjelder betjening av innsyn
Råderett og ansvar for innsyn
Avtalen regulerer blant annet ansvar og eierskapet over informasjonsinnholdet i arkivet.
Vanligvis foreslår Nasjonalarkivet å overta ansvaret for betjening av innsyn 10-25 år etter arkivperioden tar slutt. Før denne datoen er nådd, har arkivskaper selv ansvaret for innsynsbegjæringer i materialet. Men arkivskaper og Nasjonalarkivet har mulighet å forhandle en annen dato for overtakelse av den hele råderetten, eller en annen fordeling av ansvaret for innsynskrav.
Det er flere forhold som påvirker hvilken dato som settes for når Nasjonalarkivet overtar råderetten til arkivet. Dersom arkivet er i aktiv bruk der virksomheten gjør oppslag for eget bruk bør virksomheten beholde den overordnede råderetten. Tilsvarende gjelder arkiv med hyppige innsynsbegjæringer. Nasjonalarkivet pleier derfor be om en redegjøring for dette når avtalen skal skrives.
Når materialet er overført og endelig godkjent kan arkiveier som hovedregel avslutte opprinnelig system og videreføre dataene i den formen som de selv mener er hensiktsmessig.
Avklaringer om dokumentasjonen i arkivet
Ifølge arkivforskriftens § 21 skal det avtales hva og hvor mye dokumentasjon som skal overføres.
Dette innebærer blant annet antall registreringer, hvilken tidsperiode dokumentasjonen er skapt i og hvilke filformater arkivet består av.
Det er derfor viktig at dette fremkommer i skjema for arkivbeskrivelse[lenke] når søknaden sendes.
Iverksettelse av avtalen
Når Nasjonalarkivet og arkivskaper har blitt enig om hvilken dokumentasjon som skal leveres, i hvilket format, og forhold knyttet til råderetten, blir avtalen sendt til avgiver. Avtalen er gjeldende fra den datoen det sendes ut. Partene kan senere bli enige om eventuelle endringer i avtalen.