Avlevering – testside – Søknad om avlevering til Nasjonalarkivet
Man skal sende inn søknad for å starte den formelle prosessen for avlevering.
En søknad er vanligvis et kort søknadsbrev der dere redegjør for at dere ønsker å avlevere arkivet, med medfølgende skjema for arkivbeskrivelse, som sendes på e-post til post@nasjonalarkivet.no. Arkiveier står fritt til å skrive andre ting i søknadsbrevet.
Dette er ett steg i avleveringsprosessen
Se den overordnede veilederen for oversikt over hele prosessen og de andre stegene.
Når arkivskaper ønsker å avlevere sitt arkiv til Nasjonalarkivet, sendes først inn et søknadsbrev samt fylt ut skjema for arkivbeskrivelse. Arkivbeskrivelsen hjelper Nasjonalarkivet og fremtidige brukere med tolkningen av datasettet, ved å fortelle om dataenes opphav, for eksempel ved å forklare bakenforliggende saksbehandling eller formålet for registrene som skapes.
Skjema for arkivbeskrivelse
Skjemaet vil danne grunnlag for avtalen om overføring til Nasjonalarkivet og blir senere brukt i testing og godkjenning av uttrekket.
Det er viktig å fylle ut skjemaet presist. Ved å skrive antall registreringer i et arkiv for eksempel, bekrefter avgiver samtidig at alle relevante data er tatt ut, siden antall registreringer som skal overføres til Nasjonalarkivet er dokumentert.
Det vil være deler av skjemaet som arkivskaper ikke klarer å fylle ut med en gang. Dette kan gjøres underveis i prosessen. Det er derfor viktig at arkivskaper børe tenke på hvem som må involveres. I tillegg til de som jobber med informasjonsforvaltning og arkiv er det aktuelt å involvere ledere, systemadministratorer, IT-teknikere og relevante fagavdelinger i avleveringsprosessen.
Søknadsbrev og ferdig utfylt skjema sendes på epost til post@nasjonalarkivet.no. Ta kontakt på samme adresse hvis du har spørsmål.
Avklaringer om filformat
Det skal avtales hvilke filformater arkivet skal overføres i, jamfør arkivforskriftens § 30.
Nasjonalarkivet har en liste over filformat som aksepteres for avleveringer. Om filene i et arkiv allerede er i et av de aksepterte formatene, trenger man ikke særskilt avtale for å inkludere disse filene i arkivet.
Eventuelle avvik fra dette må avtales særskilt. Hvis det er filformater i uttrekket som ikke finnes på vår liste med aksepterte filformater for avlevering til Nasjonalarkivet, må det opplyses om i søknaden. Det bør også opplyses om hvorfor filene ikke kan konverteres, eventuelt hvorfor dette ikke er hensiktsmessig.
Annen informasjon til søknad
Systemdokumentasjon
Informasjon om systemer bør medfølge i arkivpakker. Men dette kan også legges til ved søknaden, for å tidlig gi innsikt i systemet før avtale skrives. Se veileder om systemdokumentasjon.
Bevaringsplan
Nasjonalarkivet anbefaler å gjenbruke informasjonen fra dokumentasjons- og bevaringsplan.
Orientering om avvik
For å sikre best mulig resultat bør den enkelte virksomhet informere om kjente avvik eller andre forhold som gjør det vanskelig å følge krav som stilles i arkivforskrifta.
Gradert materiale
Arkiver som inneholder gradert informasjon skal normalt avgraderes før overføring til Nasjonalarkivet. Dersom arkivversjonen inneholder gradert informasjon skal det være merket med hvilken type gradering som gjelder, og det skal på forhånd være avtalt hvem som skal motta oversendelsen.