Avlevering – testside – Uttrekk og bevaringsobjekt

Langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale gjøres ved å ta uttrekk. Det betyr å ta alle bevaringsverdige data og elektroniske arkivdokumenter ut av et sak-/arkivsystem, fagsystem, register eller database i et format og med en struktur som er egnet for langtidsbevaring. Det finnes ulike metoder for dette. Informasjonen som skal bevares Arkivuttrekk bør ta utgangspunkt i å fange opp informasjonsinnholdet i virksomhetens prosesser. Dette kan dreie som å fange opp alle relevante metadata for et objekt i registre, eller for en samling dokumenter, bilder eller andre digitale objekter. Andre eksempler på slike objekt er søknader, utbetalinger, registeroppføringer, vedtak, klager og lignende. Hva som skal bevares kan ha vært spesifisert i bevarings- og kassasjonsplanen. Ofte kan en ta utgangspunkt i informasjonen fra et bruker- og virksomhetsperspektiv. Man tar vare på informasjonen som gir har verdi som dokumentasjon for å dokumentere handlinger, rettigheter, plikter, eller som er av historisk interesse. Dokumenter hvordan uttrekket er tatt Man bør dokumentere hvordan uttrekksformatet er spesifisert. Dette kan dokumenteres med dokumentasjon over konkrete vurderinger som er tatt, eller notater som er gjort underveis. Man bør dokumentere hvordan datauttrekket er gjennomført. Dette kan dokumenteres med logger som kan genereres under dataeksporten. Dette bidrar til kvalitetssikring og å ivareta etterprøvbarhet. Migrasjonsstrategi – hvorfor vi tar uttrekkNasjonalarkivet har tradisjon for å benytte og anbefale en “migrasjonsstrategi” der dokumentsajon tas ut av systemer på mer standardiserte og teknologinøytrale format. Det er disse dataene som lengtidsbevares. Alternative strategier kunne vært emulering og vedlikehold av avlesningsutstyr, som gjøre i mindre grad.