Uttrekk – testside – Uttrekk for langtidsbevaring
[testside] Det finnes standardiserte metoder for å ta et arkivuttrekk. Hvilken type man skal velge, avhenger av hva slags data man har og hvilket system disse er skapt i. I denne veilederen har vi beskrevet de mest brukte uttrekkstypene og hva slags data de egner seg til. Hvis dere er usikre på hvilken hovedgruppe deres system faller under, ta gjerne kontakt med Nasjonalarkivet for veiledning.
Dette er ett steg i avleveringsprosessen
Se den overordnede veilederen for oversikt over hele prosessen og de andre stegene.
Begrepet fagsystem brukes om databaser, dataregistre og elektroniske system som ikke er godkjent etter Noark-standarden. Fagsystemer er utviklet for å støtte spesifikke arbeidsprosesser og oppgaver innenfor ulike fagområder. Det er en stor variasjon i hvor komplekse fagsystemene er og hvor enkelt det er å lage et uttrekk fra dem. Det er derfor viktig å legge en plan for hvordan man skal hente ut bevaringsverdig data og dokumentasjon til et strukturert og systemuavhengig format.
Uttrekk fra databasen til et informasjonssystem
Spesifisert uttrekksformat
Som hovedregel bør uttrekk fra databasen til et informasjonssystem være baesrt på en konkret vurdering av hvilke data som skal tas vare på, og hvilket format som er mest hensiktsmessig.
Se veileder om uttrekk og bevaringsvurdering.
Rapportuttrekk og andre tabelluttrekk
Disse uttrekkstypene innebærer å ta uttrekk fra en eller flere tabeller fra databasen bak et system.
Rapportuttrekk er en sammenstilling av data fra en database fremstilt som en avledet databasetabell eller et arkivdokument. Enkelte systemer kan allerede innebygd funksjonalitet for å lage rapporter til andre formål og dermed kan rapportuttrekk være naturlig uttreksformat. Slik funksjonalitet vil ofte være utprøvd og kvalitetssikret og kan gi anvendbare og tilstrekkelige arkiv. Resultatet blir ofte en eller flere enkeltfiler med strukturerte data.
For fagsystemer uten spesifiserte uttrekksformat kan det være passende å speile tabeller i databasen som rene tekstfiler. Det inkluderer tekstfiler på tegnseparert format (for eksempel CSV) og strukturerte filer på rene tekstformat som JSON eller XML.
Hvis systemet verken har eksportmulighet eller forhåndsdefinerte rapporter, kan man diskutere med systemleverandør om det finnes alternative eksport-muligheter.
SIARD-uttrekk
SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases) er et format for langtidsbevaring av relasjonsdatabaser. Formatet gjør det mulig å bevare data fra en database uavhengig av databasesystemet de opprinnelig ble lagret i.
Et SIARD-uttrekk er aktuelt når informasjon ligger som strukturerte data i en relasjonsdatabase. Det kan gjelde hele databasen, eller et avgrenset utvalg av tabeller.
SIARD beskriver databaseinnholdet, men ikke nødvendigvis hele systemets logikk. Derfor skal uttrekket suppleres med systemdokumentasjon og en beskrivelse av hvordan uttrekket er produsert.
Uttrekk fra Noark-systemer
Noark 5 er en standard for dokumentasjonsforvaltning og arkivdanning. Den stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Standarden angir hva et uttrekk skal inneholde, hvordan uttrekket skal være organisert og hvilket format dataene skal være i.
Arkivforskriften § 28 sier at dersom et statlig organ skal avlevere dokumentasjon som er skapt i et informasjonssystem som er utformet i tråd med Noark 5, skal organet følge retningslinjene i Noark 5 for å produsere uttrekk. Dersom særlige grunner taler for det kan organet inngå avtale om å bruke andre metoder.
Detaljert veileder om Noark-uttrekk
Mappestruktur-uttrekk
Mappestruktur er en tradisjonell hierarkisk organisering av mapper og filer. Har virksomheten for eksempel bygd opp et arkiv ved hjelp av filmapper og dokumentfiler på et delt nettverk, kan det være aktuelt å bevare strukturen og filsamlingen slik den ble skapt. Dette kan for eksempel være lyd-, bilde- og videomateriale.
Å bevare en mappestruktur kan også være en aktuell uttrekksløsning i tilfeller der dokumentasjonen ikke ble skapt i etablerte arkivsystemer eller fagsystemer, men likevel anses som bevaringsverdig.
Denne uttrekksmetoden er mest vanlig for privatarkiv, men kan også være aktuell for enkelte typer arkivmateriale hos offentlige virksomheter.
Uttrekk med mediekonvertert arkivmateriale
Skal dere konvertere deres avsluttede analoge arkiver og avlevere disse på et digitalt format, har Nasjonalarkivet utarbeidet to veiledere bør dere begynne med:
Det brukes samme type uttrekksformater for mediekonverterte arkiver som for digitalt skapt arkivmateriale.
Valget av uttrekksformat vil være avhengig av:
- om arkivet har tilhørende elektroniske metadata fra før eller om de må lages
- format og struktur på de elektroniske metadataene
- hvordan det fysiske arkivet er ordnet og organisert
Uavhengig av uttrekksformat må mediekonverterte arkiver ha en komplett teknisk struktur- og innholdsbeskrivelse i henhold til Nasjonalarkivets standard ADDML, som er beskrevet i denne veilederen.
Krav til dokumentasjon som skal leveres sammen med det mediekonverterte materialet finnes i riksarkivarens forskrift kapittel 8 – konvertering for digital bevaring.
Skjema for arkivbeskrivelse skal inngå i arkivversjonen.
Kontakt oss
Ta gjerne kontakt med oss på et tidlig tidspunkt for å avklare hvilket uttrekksformat som er best egnet for arkivmaterialet dere ønsker å mediekonvertere.