(testside) Avlevering av digitale arkiv
[En testveileder for å teste ut ny struktur for veileder for avlevering.]
Denne veilederen er for statlige virksomheter som skal avlevere sine digitale arkiv til Nasjonalarkivet. Her finner du informasjon om hele prosessen, fra forberedelser før overføring til arkivet er endelig godkjent for langtidsbevaring.
Pre-avlevering
Innføring av nytt system
En veileder er under arbeid per mai 2026. Se artikkel om informasjonssystemer.
Dokumentasjonsplan
Virksomheten skal ha en dokumentasjonsplan med oversikt over systemer og plan for avlevering. Se veileder om dokumentasjonsplan.
BK-plan ev. BK-vedtak
Dokumentasjon som avleveres til Nasjonalarkivet ska være bevaringsvurdert.
Skjema for arkivbeskrivelse
Skjema for arkivbeskrivelse må fylles ut ved avlevering. Se her for å finne skjema.
Søknad
Dere søker ved å sende skjema for arkivbeskrivelse til Nasjonalarkivets postmottak med et kort følgebrev
Avtale og rammer
I denne fasen blir rammene for avleveringen fastsatt. Vi blir enige om ansvar, frister, omfang og løsninger
Avklaringer om format (filformat, datamodell osv.)
Dere som avgiver foreslår uttrekksformat, eller spør Nasjonalarkivet om egnet uttrekksformat.
Se våre sider med anbefalte filformater.
Råderett bestemmes
Dere og Nasjonalarkivet blir enige om råderett
Avtale og signere
Saksbehandlingstid og kostnad
Vi tester først de uttrekkene vi har mottat først, og jobber oss framover. Overføring og kvalitetskontrollen/testing er gratis.
Uttrekk og dokumentasjon
Denne fasen handler om å planlegge, produsere og dokumentere selve arkivuttrekket.
Gjennomføre ev. kassasjon
Før uttrekk overføres, må eventuell kassasjon gjennomføres i systemet.
Se veileder om bevaring og kassasjon i informasjonssystemer
Uttrekksmetode
Det er mange ulike måter å generere arkivuttrekk på. Se vår veileder om ulike uttrekkstyper.
Kravspesifkasjoner – krav som stilles de ulike uttrekksformatene
De ulike uttrekkstypene har ulike tilhørende krav. Se vår veileder om ulike uttrekkstyper.
Produksjon av uttrekk
Dere produserer uttrekkene ved å gjøre dataeksport fra systemet.
Se veileder om hvordan uttrekk skal gjenspeile innholdet i informasjonssystemet.
Dokumentasjon av uttrekksprosessen
Systemdokumentasjon er viktig for å ettergå om uttrekkene er uendrete og minimere datatap.
Systemdokumentasjon (f.eks. SQL-spørringer og views)
Systemdokumentasjon er viktig for å forstå systemet i ettertid, og etterspørres derfor av Nasjonalarkivet. Vi ber derfor om at mest mulig systemdokumentasjon medfølger i arkivpakkene ved avlevering. Se egen side om systemdokumentasjon her.
Pakking, overføring og mottak
Overføring
Avlevering innebærer at dokumentasjonen overføres.
Pakking i Arkade 5
Avgiver skal først opprette en arkivpakke lokalt hos seg. For å lage arkivpakken, skal man bruke programvaren Arkade 5. Se veileder for pakking i Arkade 5.
Laste opp til Nasjonalarkivet
Arkivpakken skal så overføres gjennom Nasjonalarkivets overføringsløsning. Se veileder om overføring
Registert i mottak
Når vi har mottatt arkivene, blir de registrert i systemene våre og tildeles en ansvarlig tester.
Kontroll i mottak
Nasjonalarkivet gjør en teknisk kontroll av pakken i mottak; struktur, sjekksum, virus, formatanalyse. evt Feil avklares med avgiver før pakkes går videre til manuell kontroll.
Testing, avvik og godkjenning
Vurdering av automatiske kontroller
Ved mottak gjøres først en rekke automatiske kontroller, som sikrer at arkivet er overført uten datatap og datavirus.
Kvittering
Når arkivet er mottatt, sendes en formell kvittering til avgiver.
Manuell kontroll
Nasjonalarkivet utfører en rekke tester og kontroller på arkivuttrekkene før de godkjennes. Les mer om testing av arkivuttrekk.
Endelig godkjenning
Når et arkivuttrekk er godkjent, får arkivskaperen et godkjenningsbrev.
Avvisning
Ved avvisningsbrev, må arkivskaper som regel produsere et nytt og korrigert arkivuttrekk.
Innlemming
Når et arkivuttrekk er godkjent, blir det registrert som ferdig og langtidslagret.
Etter avlevering – bevaring
Tilgjengeliggjøring / innsyn
Når Nasjonalarkivet overtar ansvaret for arkivet, vil vi gjøre det tilgjengelig for innsyn og saksbehandling. Det er derfor viktig at arkivuttrekket er godt dokumentert ved avlevering. Du kan lese mer om bruk av arkivene her:
Begrepskatalog
«Enten: lenke fra begrepet til definisjonen i begrepskatalogen
Eller: faktaboks med lenke til begrepskatalogen. «»I begrepskatalogen vår finner du forklaring på viktige begreper vi bruker i denne veilederen.»»»
Kontaktinfo
Ta gjerne kontakt med Nasjonalarkivet om du skulle ha spørsmål eller trenger ytterlige veiledning. Det finnes blant annet muligheter for veiledning underveis de ulike stegene, samt at man kan overføre et prøveuttrekk for få tilbakemeldinger.
Skriv til oss på postmottak@Nasjonalarkivet.no, så kan vi sette opp et digitalt møte.