Avlevering – testside – Spesifisering og planlegging av arkivuttrekk
Denne fasen handler om å fastsette hva som skal bevares som ledd i planlegging av produksjon av selve arkivuttrekket.
Dette er ett steg i avleveringsprosessen
Se den overordnede veilederen for oversikt over hele prosessen og de andre stegene.
Langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale gjøres ved å ta uttrekk. Det betyr å ta alle bevaringsverdige data og elektroniske arkivdokumenter ut av et informasjonssystem. Uttrekket skal tas i et format og med en struktur som er egnet for langtidsbevaring. Det finnes ulike metoder for dette.
Arkivpakke og arkivuttrekk
Når avtalen er inngått kan man starte å produsere arkivuttrekk for arkivpakken. Et arkivuttrekk er det datainnhold som skal hentes ut av et system, og inngår som hoveddelen i arkivpakker som overføres til Nasjonalarkivet. Arkivpakken skal inneholde den samlede leveransen av arkivuttrekk og øvrig dokumentasjon som skal mottas av arkivdepotet. Slik øvrig dokumentasjon kan være teknisk beskrivelse av arkivuttrekket og systemet det er hentet ut fra, samt informasjon som dokumenterer innhold og kontekstinformasjon knyttet til arkivmaterialet.
Informasjonen som skal bevares
Arkivuttrekk bør ta utgangspunkt i å fange opp informasjonsinnholdet i virksomhetens prosesser. Dette kan dreie som å fange opp alle relevante metadata for et objekt i registre, eller for en samling dokumenter, bilder eller andre digitale objekter.
Andre eksempler på slike objekt er søknader, utbetalinger, registeroppføringer, vedtak, klager og lignende. Hva som skal bevares kan ha vært spesifisert i bevaringsplanen.
Ofte kan en ta utgangspunkt i informasjonen fra et bruker- og virksomhetsperspektiv. Man tar vare på informasjonen som har verdi som dokumentasjon på handlinger, rettigheter, plikter, eller som er av historisk interesse.
Hente arkivuttrekk fra databasen
Ofte handler det å ta uttrekk om å hente ut bevaringsverdig data og dokumentasjon til et strukturert og systemuavhengig format.
Dette kan skje ved å hente ut et eller flere tabeller fra databasen, og supplere med beskrivelser av tabellene. Ofte er det naturlig å ta utgangspunkt i en forhåndsbestemt sammenstilling av dataene, eller en standardisert rapport-funksjon. Unntaksvis kan en ta ut hele databasen.
Siden databasehåndteringssystemer ofte er lisensiert programvare og lagrer data på ulike måter, har Nasjonalarkivet behov for å standardisere uttrekksformater.
Se veileder om ulike typer uttrekk.
Eksempler på måter å mappe informasjon fra database til uttrekk
Eksempel: Tabelluttrekk fra en database
Med tilgang direkte på systemets underliggende database, henter man ut et sammenslått, denormalisert datasett over den bevaringsverdige informasjonen.
Med uttrekket følger systemdokumentasjon der det fremkommer hvordan kolonnene skal tolkes.
Eksempel: JSON-uttrekk fra saksbehandlingssystem
Hver registrering blir ett JSON-objekt. Registreringenes metadata inngår som key/value-par i objektet. Eventuelle aggregeringer av registreringer blir egne JSON-objekt bestående av flere underobjekter for de ulike registreringene, i et hierarki. Tilsvarende kan hierarkiske metadata om registreringene inngå som nye lag nedover informasjonstreet.
Eksempel: Database-uttrekk fra saksbehandlingssystem
Samtlige tabeller fra det underliggende systemet eksporteres til et åpent format, for eksempel SIARD eller tekstfiler.
Med uttrekket følger systemdokumentasjon der det fremkommer hvor metadataene for registreringene finnes.
Dokumentér hvordan uttrekket er tatt
Man bør dokumentere hvordan uttrekksformatet er spesifisert. Dette kan dokumenteres med dokumentasjon over konkrete vurderinger som er tatt, eller notater som er gjort underveis.
Man bør også ta med tekniske dokumentasjon om hvordan datauttrekket er gjennomført. Dette kan dokumenteres med logger som kan genereres under dataeksporten.
Dette bidrar til kvalitetssikring og å ivareta etterprøvbarhet.
Migrasjonsstrategi – hvorfor vi tar uttrekk
Nasjonalarkivet har tradisjon for å benytte og anbefale en migrasjonsstrategi, der dokumentasjon tas ut av systemer på mer standardiserte og teknologinøytrale format. Det er disse dataene som langtidsbevares.
Alternative strategier kunne vært emulering og vedlikehold av avlesningsutstyr, som gjøres i mindre grad. For langsiktig bevaring av informasjon er det vurdert at en migrasjonsstrategi er mest hensiktsmessig, og er dermed grunnlaget for Nasjonalarkivets løsninger.