Veileder om bevaringsplan for fagsaker
Denne veilederen skal hjelpe statlige virksomheter med å utarbeide forslag til bevaringsplan. Veilederen skal gjøre arbeidet enklere og mer oversiktlig for deg som har ansvaret for å utarbeide en slik plan.
Målgruppe
Veilederen er først og fremst for de som er ansvarlige for å utarbeide bevaringsplan i statlige virksomheter. Veilederen er også relevant for andre i virksomheten som deltar i arbeidet og trenger kunnskap om hvilke vurderinger som må gjøres.
Selv om det bare er statlige virksomheter som er pålagt å utarbeide bevaringsplan, kan veilederen og skjemaene også være nyttige for kommuner og fylkeskommuner som skal behandle sin dokumentasjon etter reglene i bevaringsforskriften kapittel 3.
Hva er en bevaringsplan?
Bevaringsforskriften pålegger statlige virksomheter å lage forslag til hvilken dokumentasjon fra de faglige ansvarsområdene som skal bevares for ettertiden. I denne veilederen omtales dette som en bevaringsplan. Planen skal inneholde forslag til både bevaring og kassasjon.
Forslaget skal sendes til Nasjonalarkivet, som vurderer og fastsetter endelig omfang av bevaring og kassasjon. Planen skal inngå som en del av virksomhetens dokumentasjonsplan.
Virksomheten skal bruke skjemaene som følger denne veilederen. Skjemaene skal brukes både til å dokumentere forslag til bevaringsvurderinger, og til å beskrive informasjonssystemer dokumentasjonen er lagret i.
Skjemaene finner du nederst i veilederen.
Regelverk for bevaringsplan
Forslaget til bevaringsplan skal bygge på bestemmelsene om bevaring i arkivloven, arkivforskriften og bevaringsforskriften. Disse bestemmelsene danner grunnlaget for arbeidet med bevaringsplanen.
Arkivloven
-
§ 1 andre ledd – Formålet med loven Angir at loven skal legge til rette for at arkiv blir tatt vare på som kulturarv, kilde til historisk kunnskap og grunnlag for forskning, og at allmennheten kan ta arkivene i bruk.
-
§ 5 – Arkivplikten Fastsetter krav til hvordan dokumentasjon skal forvaltes og sikres over tid. Arbeidet med å identifisere og ivareta dokumentasjonens vesentlige egenskaper bygger på disse kravene.
-
§ 12 – Dokumentasjon som skal tas vare på for ettertiden Utdyper formålet i § 1 andre ledd og fastsetter overordnet hvilken dokumentasjon som skal tas vare på for ettertiden. Bestemmelsen danner grunnlaget for virksomhetens bevaringsplikter, som omtales senere i denne veilederen.
-
§ 13 – Dokumentasjon som ikke skal tas vare på Krever at all kassasjon er hjemlet i forskrift eller gjennom avgjørelse fra Nasjonalarkivet. Forslaget til bevaringsplan skal derfor omfatte både dokumentasjon som skal bevares og dokumentasjon som kan kasseres.
Arkivforskriften
-
§ 2 – Forskrift om hvilken dokumentasjon som skal tas vare på for ettertiden Fastsetter kriteriene som skal legges til grunn ved vurdering av hva som skal bevares for ettertiden. Kriteriene skal legges til grunn ved utarbeidelsen av forslaget til bevaringsplan.
-
§ 12 bokstav c. – Hva dokumentasjonsplanen skal inneholde Krever at dokumentasjonsplanen gir opplysninger om hvilken dokumentasjon som skal tas vare på for ettertiden. Bevaringsplanen er et sentralt grunnlag for å oppfylle dette kravet.
Bevaringsforskriften
-
§ 4 – Dokumentasjon fra 1950 eller tidligere Angir at dokumentasjon fra 1950 eller tidligere som hovedregel skal bevares for ettertiden.
-
§ 18 – Dokumentasjon som gjelder statlige organ sine faglige ansvarsområder Pålegger statlige organ å foreslå hvilken dokumentasjon innenfor egne faglige ansvarsområder som skal tas vare på for ettertiden. Kriteriene i arkivforskriften § 2 skal legges til grunn for forslaget. Nasjonalarkivet avgjør endelig hva som skal bevares.
Involvering og organisering
Start med å forankre arbeidet med bevaringsplanen hos ledelsen i virksomheten, slik at det blir satt av nødvendige ressurser.
Sørg for å involvere de ulike fagmiljøene som har skapt dokumentasjonen. De må ha reell innflytelse på vurderinger og konklusjoner i bevaringsplanen. De kjenner dokumentasjonen best, og har de beste forutsetningene for å vurdere fremtidig bruk. De har også oversikt over eventuell særlovgivning innen sine fagområder.
Dersom bevaringsplanen skal omfatte flere virksomheter eller enheter innenfor samme etat, bør arbeidet koordineres på et overordnet nivå. Nasjonalarkivet kan pålegge en overordnet virksomhet å påta seg en slik rolle. Den overordnede virksomheten kan ha ansvar for å planlegge og samordne arbeidet, mens de enkelte virksomhetene bidrar med kunnskap om egne fagområder, systemer og dokumentasjon.
Dere kan gjennomføre arbeidet med egne ressurser eller få bistand fra eksterne fagmiljøer. Virksomheten har uansett ansvar for innholdet i forslaget som sendes til Nasjonalarkivet.
Nasjonalarkivet kan veilede dere i alle faser av arbeidet frem til bevaringsplanen er godkjent.
Hvilken dokumentasjon skal vurderes?
Dere skal vurdere dokumentasjon fra:
- avsluttede arkiver, inkludert arkiver fra forgjengere eller andre arkiv som er overført til virksomheten
- aktive arkiver
- planlagt fremtidig dokumentasjonsforvaltning
Det må gå tydelig frem av bevaringsplanen hvilken arkivskaper og periode forslaget gjelder for.
Start med det du allerede vet
Når du skal utarbeide en bevaringsplan, kan mye av forarbeidet allerede være gjort. Virksomheten kan ha kartlagt funksjoner, arbeidsprosesser og informasjonssystemer som en del av arbeidet med å identifisere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv.
Bruk denne informasjonen som utgangspunkt for bevaringsvurderingene. Systemoversikten og dokumentasjonsplanen og annen dokumentasjon om virksomhetens oppgaver kan hjelpe deg med å identifisere hvilken dokumentasjon som skal inngå i forslaget til bevaringsplan.
Dersom virksomheten ikke har gjennomført dette arbeidet, anbefaler vi å starte der.
Dokumentasjon fra faglige ansvarsområder
Forslag til bevaringsplan skal omfatte dokumentasjon som gjelder virksomhetens faglige ansvarsområder. Med faglige ansvarsområder menes de oppgavene virksomheten er opprettet for å utføre, og som følger av lover, forskrifter, instruks, tildelingsbrev eller annet grunnlag for virksomhetens samfunnsoppdrag.
Dokumentasjon fra egenforvaltning
Egenforvaltning er administrative funksjoner som støtter virksomhetens drift, men som ikke er del av virksomhetens faglige ansvarsområde. Eksempler kan være personalforvaltning, økonomiforvaltning, og andre egenadministrative oppgaver. Bevaringsforskriften fastsetter hvilke deler av dokumentasjonen fra slike funksjoner som skal bevares, og er felles for alle offentlige virksomheter.
Det er ikke krav om å ta egenforvaltningssaker inn i forslag til bevaringsplan. Virksomheten må likevel kunne redegjøre for hvordan bevaringsbestemmelsene er fulgt ved avlevering til arkivdepot. Dere kan velge å omtale egenforvaltningssaker i bevaringsplanen dersom det gir en mer samlet oversikt over dokumentasjonen.
Fag eller egenforvaltning?
I noen tilfeller kan det være uklart om en funksjon eller oppgave tilhører virksomhetens faglige ansvarsområde eller egenforvaltning. Ved tvil bør dokumentasjonen som hovedregel vurderes som faglig ansvarsområde og inngå i forslaget til bevaringsplan. Dere kan også rådføre dere med Nasjonalarkivet.
Bygg- og eiendomsforvaltning er en del av Statsbyggs samfunnsoppdrag og dermed et faglig ansvarsområde. Dokumentasjon som skapes i forbindelse med denne virksomheten, skal derfor inngå i bevaringsplanen.
Dette skiller seg fra dokumentasjon knyttet til Statsbyggs egen administrasjon og drift, som ikke er en del av virksomhetens faglige ansvarsområder og derfor ikke skal behandles i bevaringsplanen.
Det innebærer at virksomheten må utarbeide et forslag til bevaringsplan for denne funksjonen, og vurdere bevaring av både dokumentasjonen og de informasjonssystemene dokumentasjonen er forvaltet i.
Departementenes digitaliseringsorganisasjon gjennomfører IKT-anskaffelser på vegne av departementene. Denne oppgaven faller ikke inn under bevaringsforskriftens generelle bestemmelser om bevaring av anskaffelsesdokumentasjon i § 13. For Departementenes digitaliseringsorganisasjon utgjør dette en del av virksomhetens faglige ansvarsområde, og dokumentasjonen må derfor vurderes for bevaring og inngå i virksomhetens bevaringsplan som sendes til Nasjonalarkivet.
Hvordan vurdere bevaring?
Bevaringspliktene
Vurderingen dere skal gjøre i forslaget til bevaringsplan tar utgangspunkt i de fire bevaringspliktene i arkivloven. For å ta stilling til om dokumentasjonen skal bevares i tråd med en eller flere av disse, bruker dere bevaringskriteriene i arkivforskriften.
Offentlige virksomheter har plikt til å ta vare på dokumentasjon for ettertiden. Dokumentasjon med stor kulturell eller vitenskapelig verdi, og dokumentasjon som er viktig for rettsforhold eller forvaltningens virksomhet, skal bevares. Disse hensynene skal ligge til grunn når dere vurderer hvilken dokumentasjon som skal tas vare på for ettertiden. En bevaringsvurdering kan bygge på et eller flere av hensynene, avhengig av dokumentasjonens innhold og betydning.
All bevaring av arkiv vil i utgangspunktet sikre en kulturhistorisk arv for fremtidige generasjoner. Plikten underbygger og forsterker gjerne annen argumentasjon for bevaring, men kan i noen tilfeller stå alene som argument hvis det gjelder dokumentasjon av særskilt historisk betydning.
Dokumentasjonen skal ses “i fugleperspektiv” og vurderes som kilde til forskning i fremtiden, ut fra hva den kan fortelle om vesentlige forhold om samfunnet eller grupper av individer. I tillegg kan dokumentasjonen ha strukturelle og tekniske egenskaper som gjør den mer eller mindre egnet for forskning. Begrepet “stor vitenskapelig verdi” må relateres til dokumentasjonen i hver enkelt virksomhet. Noe vil ofte peke seg ut, mens annet materiale kan vurderes mer kritisk.
Dokumentasjon som er nødvendig for å dokumentere langvarige rettigheter og plikter, bør bevares. I bevaringsvurderingen bør dere forklare hvilke rettigheter eller plikter dokumentasjonen gjelder, og hvorfor dokumentasjonen må være tilgjengelig over tid. Dersom dette følger tydelig av regelverk eller etablert praksis, kan det være tilstrekkelig å vise til dette.
Dokumentasjon på rettigheter og plikter som ikke har rettslig gyldighet lengre kan også inngå i en betydningsfull sammenheng sammen med annen dokumentasjon, og være bevaringsverdig for ettertiden.
Alle forvaltningsorganers historie og virksomhet skal dokumenteres for ettertiden. Hvor mye dokumentasjon som skal bevares, vil variere avhengig av virksomhetens rolle i forvaltningen og hvilke oppgaver den utfører. Bevaringskriteriene gir veiledning om hvilken dokumentasjon som er særlig viktig å ta vare på.
Bevaringskriteriene
Med utgangspunkt i de fire bevaringspliktene er det formulert kriterier for bevaring i arkivforskriften § 2. Det er disse kriteriene som skal legges til grunn når dere vurderer dokumentasjonen. Les mer om hvordan dere bruker bevaringskriteriene:
Dokumentasjon fra 1950 eller tidligere
Dokumentasjon fra 1950 eller tidligere skal, om ikke Nasjonalarkivet har bestemt noe annet, tas vare på for ettertiden. Dette gjelder både dokumentasjon virksomheten selv har skapt, og dokumentasjon som er overtatt fra forgjengere eller andre virksomheter. Dokumentasjon skal bevares i originalt format.
Noen generelle momenter i vurderingen
Vurderinger kan være utfordrende
Forvaltningen skal ikke bevare mer dokumentasjon enn nødvendig. Bevaring medfører kostnader over tid, og store og uoversiktlige arkiver kan gjøre gjenfinning vanskeligere.
Samtidig kan det være krevende å avgrense hva som skal bevares. Dokumentasjon kan ha verdi for forskning, forvaltningen selv og allmennheten i fremtiden, og det kan derfor være usikkerhet knyttet til forslag om kassasjon. Virksomheten må vurdere og prioritere basert på skjønn, med utgangspunkt i bevaringskriteriene og innspill fra fagpersoner internt og eksternt. Nasjonalarkivet kan også gi veiledning underveis.
Det skal fremgå tydelig av planen hvilke vurderinger som er gjort, og hvilke konklusjoner som trekkes. Dersom det er usikkerhet knyttet til vurderingene, bør dette komme frem i forslaget. Nasjonalarkivet tar endelig stilling til hva som skal bevares og hva som kan kasseres.
Nivå på vurderingene
Bevaringsplanen omfatter ikke alltid hele virksomheten, og den kan gjennomføres på ulike nivåer. I en bevaringsplan er det ikke alltid hensiktsmessig å gjengi hele funksjons- og prosesskartet for virksomheten med alle detaljer. I noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å vurdere en funksjon under ett, mens det i andre tilfeller er behov for vurderinger på et mer detaljert nivå, for eksempel per prosess, aktivitet eller ned på dokumenttype. Det avhenger av hvor sammensatt funksjonen er, og hvor stor variasjon det er i dokumentasjonen.
Bevaringsplanen må inneholde tilstrekkelig informasjon om hvilken sammenheng dokumentasjonen er skapt i, hva den inneholder og hva den er brukt til. Dette gjelder spesielt når noe anbefales kassert. Kassasjon er irreversibelt, og en slik konklusjon må bygge på et tilstrekkelig faktagrunnlag.
Virksomheten skal uansett kunne legge fram utdrag fra dokumentasjonsplanen eller annet underlagsmateriale for Nasjonalarkivet, hvis vi finner dette nødvendig for å kunne godkjenne forslaget.
Norsk kulturråd utviklet i 2017 et digitalt saksbehandlingssystem for innkjøpsordningene for litteratur. Saksbehandlingen før innføringen av informasjonssystemet var i stor grad preget av manuelt arbeid, og innebar derfor større risiko for feil i saksgrunnlaget og manglende dokumentasjon.
Norsk kulturråd vurderte dokumentasjonen skapt før og etter systeminnføringen ulikt, og foreslo derfor ulike bevaringsløsninger for materialet. For dokumentasjon skapt før juni 2017 foreslo Kulturrådet at materialet skulle bevares i sin helhet. Begrunnelsen var at den manuelle saksbehandlingen i denne perioden innebar økt risiko for ufullstendig dokumentasjon, og at full bevaring derfor var nødvendig for å sikre at vesentlig informasjon ikke gikk tapt.
For dokumentasjon skapt etter systeminnføringen foreslo Kulturrådet at avslag og klagesaker skulle bevares, men innvilgede søknader skulle kasseres. Begrunnelsen var at avslagene i større grad kunne anses som kontroversielle og dermed hadde høyere bevaringsverdi.
Lytt til fagmiljøene
Fagmiljøene som skaper dokumentasjon, skal involveres i arbeidet med bevaringsplanen. De har kunnskap om dokumentasjonens opphav, innhold, struktur og sammenheng, samt hvordan informasjonen brukes i virksomheten og av andre brukergrupper. Dette er viktig for å vurdere og forstå dokumentasjonens verdi over tid.
Fagmiljøene har også kunnskap om hvordan dokumentasjonen er regulert gjennom annet lovverk, for eksempel krav om dokumentasjon, oppbevaring eller bruk i saksbehandling.
Unngå dobbelbevaring
Samme type bevaringsverdig dokumentasjon kan finnes i flere informasjonssystemer i en virksomhet. Virksomheten skal normalt velge ett system som grunnlag for uttrekk til bevaring for ettertiden, der hvor bevaring gir størst nytte for flest mulig brukergrupper. En slik vurdering går gjerne på de tekniske og strukturelle egenskapene ved dokumentasjonen. Dette omtales i neste kapittel.
Samme dokumentasjon kan også være arkivert i ulike virksomheter. Disse skal sammen vurdere om det er overlapp, og dermed mulig å få kassert.
Havbruksnæringen har innrapportert miljø-, fôr- og lusedata via nettløsning, som har blitt arkivert i både Nærings- og fiskeridepartementet, Fiskeridirektoratet og Mattilsynet. Virksomhetene vurderte sammen i hvilken grad dokumentasjonen var overlappende. Resultatet ble kassasjon i departementet og bevaring i direktoratene, siden de er utøvende myndigheter.
Bevaringsvurdering i system for felles oppgaveløsning
Når flere virksomheter samarbeider om å løse oppgaver i samme informasjonssystem, skal dokumentasjonen forvaltes samlet som ett arkiv. Virksomhetene må avtale hvem som har ansvaret for å sikre og bevare dokumentasjonen. Dersom ansvaret er lagt til én virksomhet, skal de andre normalt ikke arkivere den samme dokumentasjonen i egne informassystemer. Den ansvarlige virksomheten må også lage bevaringsplan.
Krav om sletting og kassasjon i annet lovverk
Det kan oppstå situasjoner der bestemmelser i annet regelverk om sletting av opplysninger kommer i konflikt med arkivlovens krav om bevaring.
Som hovedregel går regler om bevaring i og i medhold av arkivloven foran regler om sletting i annet lovverk. Dokumentasjon som skal bevares for ettertiden, skal derfor ikke kasseres.
Et krav om sletting i annet lovverk gir bare grunnlag for kassasjon dersom det er klart fastsatt at opplysningene ikke skal finnes i arkivene for ettertiden. Dersom dette ikke fremgår tydelig, må slettekravet oppfylles på en måte som ikke innebærer kassasjon eller annen tilintetgjøring av dokumentasjonen som skal bevares for ettertiden. Dette kan for eksempel være tiltak som begrenser tilgang til opplysningene eller andre tiltak som følger av regelverket.
Hvordan sikre at dokumentasjonen kan brukes i framtiden
Når dere vurderer hva som skal bevares, må dere også vurdere hvordan dokumentasjonen bør bevares for å kunne forstås, etterprøves og brukes over tid. Det handler ikke bare om å bevare innholdet, men også om å bevare egenskaper som kan ha betydning for dokumentasjonens verdi og bruk i framtiden.
Arkivplikten
Arkivplikten innebærer at dokumentasjonen skal sikres slik at den kan forstås, etterprøves og brukes også i framtiden. Det betyr at opphav, sammenheng, innhold og tilgjengelighet må ivaretas.
Ved uttrekk, konvertering eller overføring til arkivdepot kan dokumentasjonen endre form. Den vil ikke nødvendigvis kunne vises med samme funksjonalitet eller visuelle utforming som i det opprinnelige systemet. Dere må derfor vurdere hvilke egenskaper som er nødvendige å bevare, og hvilke endringer eller tap som kan aksepteres.
Hvilke egenskaper som er vesentlige, vil variere. Det kan avhenge av dokumentasjonstypen, hva dokumentasjonen skal vise, hvordan den ble brukt, hvilke rettigheter eller plikter den dokumenterer, og hvilke behov framtidige brukere kan ha. Vurderingen bør dokumenteres, slik at det i ettertid er mulig å forstå hvilke valg som er gjort og hvorfor.
Som hovedregel skal dokumentasjonen tas ut fra informasjonssystemet den ble skapt i. Ved uttrekk, konvertering eller overføring til arkivdepot kan enkelte egenskaper endres eller gå tapt. Dere bør derfor vurdere om tap av funksjonalitet, visuell utforming, metadata, koblinger eller annen kontekst kan svekke dokumentasjonens betydning, autentisitet eller muligheter for framtidig bruk. Vurderingen av hvilke egenskaper som må ivaretas, bør inngå i arbeidet med bevaringsplanen.
Vesentlige egenskaper bevaringen må ivareta
Eksemplene nedenfor viser ulike typer egenskaper som kan være vesentlige å bevare. Listen er ikke uttømmende. Dere må alltid vurdere hvilke egenskaper som er nødvendige i den konkrete dokumentasjonen, og dokumentere begrunnelsen for valgene dere gjør.
Det vil ikke alltid være mulig eller hensiktsmessig å bevare alle egenskapene ved dokumentasjonen. Formålet er derfor å identifisere og dokumentere hvilke egenskaper som er nødvendige for framtidig forståelse, bruk og etterprøving.
Eksempel
Folkeregisteret, Enhetsregisteret og andre nasjonale grunndataregistre.
Vesentlige egenskaper
Bevaringen må ivareta datastruktur, relasjoner mellom data, tidsangivelser, versjoner og nødvendige metadata. Det bør være mulig å forstå hva dataene viser, hvordan de er samlet inn eller oppdatert, og hvilke avgrensninger eller forutsetninger som ligger til grunn for rapporter og sammenstillinger. Egenskapene må bevares slik at dataene også i framtiden kan brukes til å generere statistikk, gjennomføre analyser og sette sammen nye sammenstillinger av informasjon. Slike registre vil ofte utgjøre den autoritative sannheten om noe, på en slik måte at de kan legges til grunn i avtaler. Ved registrering i disse registrene skapes notoritet – altså som objektive kontrollerbare sannheter.
Eksempel
Journaler, saksbehandlingssystemer og andre systemer der sammenhengen mellom dokumenter er viktig.
Vesentlige egenskaper
Bevaringen må ivareta metadata, koblinger, referanser og annen informasjon som viser hvordan dokumentasjonen henger sammen. Det bør være mulig å forstå opphav, saksforløp, relasjoner mellom dokumenter og hvilken sammenheng dokumentasjonen inngikk i.
Eksempel
Rettighetsbaserte ytelser eller obligatoriske plikter, for eksempel skattemelding, automatiserte ytelser fra NAV og vedtak i Motorvognregisteret.
Vesentlige egenskaper
Bevaringen må gjøre det mulig å forstå hvilket regelverk, hvilke forretningsregler, hvilke datagrunnlag og eventuelle algoritmer som lå til grunn da avgjørelsen ble tatt. Det kan også være nødvendig å bevare versjonsinformasjon, behandlingshistorikk og logger som viser hvordan opplysninger er brukt i den automatiserte prosessen.
Eksempel
Saksbehandling av rettigheter, plikter og ytelser til avgrensede grupper, ofte skjønnsbaserte vurderinger i kombinasjon med hel- eller delvis automatiserte beslutninger, for eksempel Landbruksforvaltningen, Akvakultur (oppdrettstillatelser) og tilsynsvirksomhet i Sjøfartsdirektoratet.
Vesentlige egenskaper
Bevaringen må vise hvordan manuelle vurderinger, automatiserte beregninger, systemgenererte forslag og endelige beslutninger henger sammen. Det bør gå fram hvilke opplysninger som inngikk i saksgrunnlaget, hvilke vurderinger som ble gjort av saksbehandler, og hvilke deler av prosessen som var automatisert.
Eksempel
Plantegninger, kart, geografiske informasjonssystemer (GIS), illustrasjoner, fotografier, tekniske tegninger, 3D-modeller og bygningsinformasjonsmodeller (BIM), dokumenter med elektroniske signaturer, sikkerhetsmerking, fargekoding og andre visualiseringer i informasjonssystemer.
Vesentlige egenskaper
Visuelle, romlige og formmessige egenskaper kan være vesentlige når de har betydning for hvordan dokumentasjonen skal forstås, tolkes og etterprøves. Det kan for eksempel gjelde farger, symboler, layout, målestokk, proporsjoner, plassering av objekter, skjermbilder, elektroniske signaturer, brukergrensesnitt eller andre egenskaper ved dokumentasjonens utforming. Dersom slike egenskaper ikke kan bevares fullt ut i uttrekket, bør det dokumenteres hva som går tapt, hvilke prioriteringer som er gjort og hvilken betydning dette kan ha for framtidig bruk.
Implementering av bevaringsplan
Det er bare er bevaringsverdig materiale som skal avleveres. Nasjonalarkivet kan nekte å ta imot arkivuttrekk fra statlige virksomheter som inneholder kassabel informasjon, for eksempel personopplysninger.
En godkjent bevaringsplan skal derfor være implementert i informasjonssystemet. Dette må ha funksjonalitet som gjør det mulig å markere informasjon som på et senere tidspunkt kan kasseres automatisk, eller via enkle prosedyrer.
Tekniske løsninger kan noen ganger gjøre det vanskelig å ta bevaringsplanen i bruk. Det kan mangle funksjonalitet for kassasjon, eller det blir feil i uttrekkene ved at de inkluderer kassabel og/eller utelater bevaringsverdig dokumentasjon. Da kan det være behov for å revidere bevaringsplanen, i samarbeid med Nasjonalarkivet.
Personopplysninger
Hvis dokumentasjonen inneholder personopplysninger, skal du beskrive hvilke typer opplysninger det gjelder. Du skal også beskrive hvordan opplysningene kan gjenfinnes, og om de kan skilles ut fra annen informasjon.
Beskrivelsen føres inn i skjemaet for informasjonssystem.
Behandling av forslaget
Når virksomheten har sendt inn sitt forslag til bevaringsplan, blir forslaget registrert og behandlet av Nasjonalarkivet. Behandlingen omfatter en vurdering av om forslaget bygger på relevante bevaringskriterier, og om forslagene samlet sett ivaretar arkivlovens formål.
Nasjonalarkivet kan ta kontakt med virksomheten dersom det er behov for avklaringer, utfyllende opplysninger eller justeringer i forslaget. På bakgrunn av forslaget avgjør Nasjonalarkivet hvilken dokumentasjon som skal bevares for ettertiden, ved at forslaget godkjennes, med eller uten korrigeringer.
Oppdatering av bevaringsplan
Bevaringsplanen er ikke et dokument som utarbeides én gang og deretter legges bort. Den skal holdes oppdatert når det skjer endringer som påvirker dokumentasjonen eller vurderingene av hva som skal bevares og hva som kan kasseres.
Dere bør vurdere om bevaringsplanen fortsatt er dekkende når virksomheten:
- tar i bruk nye informasjonssystemer eller avvikler eksisterende systemer
- gjennomfører systemendringer eller migrering
- endrer arbeidsprosesser eller saksbehandling
- får nye oppgaver eller ansvarsområder
- gjennomfører større organisatoriske endringer
- ser behov for å revidere tidligere bevaringsvurderinger
- forbereder avleveringene til arkivdepot
Før avlevering
Før dere avleverer et systemuttrekk til Nasjonalarkivet, må dere vurdere om den eksisterende bevaringsplanen fortsatt gir en dekkende beskrivelse av dokumentasjonen.
Dersom det har skjedd endringer som ikke er innarbeidet i planen, skal dere sende inn en revidert versjon. Den oppdaterte planen skal beskrive dokumentasjonen slik den faktisk foreligger på avleveringstidspunktet.
Opplysningene i bevaringsplanen skal også kunne gjenbrukes i arkivbeskrivelsen som leveres når det inngås avleveringsavtale med Nasjonalarkivet. En oppdatert bevaringsplan gjør derfor avleveringsprosessen enklere og bidrar til at avleveringen kan planlegges og gjennomføres mer effektivt.
Skjemaløsning for forslag til bevaringsplan
Last ned skjemaene, fyll dem ut og send dem til Nasjonalarkivet på e-post til nasjonalarkivet@postmottak.no. Ved behov kan dere legge ved supplerende dokumentasjon som gir grunnlag for bevaringsvurderingen. Dette kan for eksempel være opplysninger fra dokumentasjonsplanen, klassifikasjonssystemet eller datamodellen for informasjonssystemet.
Skjema 1 – overordnet bevaringsvurdering
Før dere fyller ut skjema 1, må dere ha kartlagt hvilken dokumentasjon virksomheten forvalter som arkiv. Denne kartleggingen danner grunnlaget for bevaringsvurderingene dere skal gjør i skjemaet. Se veileder for å vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv [lenke kommer].
Bruk skjema 1 til å beskrive og dokumentere bevaringsvurderinger av virksomhetens faglige ansvarsområder og funksjoner.
Skjema 2 – bevaringsvurdering av informasjonssystem
Bruk skjema 2 til å beskrive og vurdere dokumentasjonen i hvert informasjonssystem. Vurderingene skal bygge på arbeidet i skjema 1.
Dersom dere skal avlevere dokumentasjon fra ett enkelt informasjonssystem uten å ha utarbeidet en overordnet bevaringsplan i skjema 1, kan dere bruke skjema 2 alene. Det er derfor viktig at skjemaet fylles ut så utfyllende at det gir Nasjonalarkivet tilstrekkelig grunnlag for å vurdere hva som skal bevares.
Anbefalt lesestoff
-
Veileder om bevaringskriteriene i § 2 i bevaringsforskriften
-
Informasjonsartikkel om bevaringsforskriften
-
Bevaring og kassasjon i informasjonssystemer Denne veilederen er til regelverket som gjaldt før 1. januar 2026. Henvisningene er gamle, og deler av innholdet kan være feil. Sjekk alltid gjeldende regelverk.
-
Veileder om uttrekk for langtidsbevaring Denne veilederen er til regelverket som gjaldt før 1. januar 2026. Henvisningene er gamle, og deler av innholdet kan være feil. Sjekk alltid gjeldende regelverk.