Uttrekk – testside – Mappestruktur

Produksjon av uttrekk

Start med å identifisere de mappene og dokumentfilene som skal bevares i henhold til bevarings- og kassasjonsplanen.

Mappestrukturen kan allerede ha en logisk struktur som er tilstrekkelig for betjening og gjenfinning og gi nyttig informasjon om hvordan arkivet ble skapt. Det kan i andre tilfeller være aktuelt å bare ta med et utvalg av mapper og dokumenter. Det som skal bevares, skal så kopieres til en ny plassering.

Filformat

Det skal så kontrolleres hvilke filformater arkivdokumentene har og sammenstille en beskrivelse av strukturen. En mappestruktur inneholder som regel dokumenter i produksjonsformat, som ofte ikke er egnet for langtidsbevaring. I så fall må disse konverteres til godkjent arkivformat.

Se liste over aksepterte filformater.

Dokumentasjon av uttrekk

Det må til slutt lages en beskrivelse av mappestrukturen. Detaljeringsnivå kan her vil avhenge av formål og eksisterende navngiving på mapper og filer. Finnes det allerede registre, arkivkoder eller oversikter, skal man ta utgangspunkt i disse. Detaljeringsnivå avtales i samarbeid med Nasjonalarkivet.