Avlevering – testside – systemdokumentasjon
I forbindelse med avlevering av et arkivuttrekk vil vi be om en rekke opplysninger om arkivet, sammenhengen det ble skapt i og systemet det kommer fra.
Dette er ett steg i avleveringsprosessen
Se den overordnede veilederen for oversikt over hele prosessen og de andre stegene.
Systemdokumentasjon er en samlebetegnelse på relevant dokumentasjon som brukes for å forstå og bruke informasjonsinnholdet i arkivuttrekk som avleveres. Slik dokumentasjon etterspørres derfor av Nasjonalarkivet ved overføring av arkivuttrekk. Begrepet systemdokumentasjon dekker både den tekniske dokumentasjonen, samt annen administrativ dokumentasjon som kan fortelle noe om hvordan systemet har blitt brukt.
Eksempler på teknisk dokumentasjon:
- Visuell informasjonsmodell eller datamodell
- Tabellbeskrivelser
- Kolonnebeskrivelser
- Spørringer og visninger fra databasen, slik som SELECT- eller VIEW-spørringer
- Beskrivelser av algoritmer
- Oversikt over filformater som finnes i arkivuttrekket
- Logger om konvertering eller migreringer av data
Eksempler på administrativ dokumentasjon
- Skjema for arkivbeskrivelse
- Dokumentasjonsplan
- Bevaringsvurdering(er)
- Saksbehandlingsrutiner
- Brukerveiledninger
- Systemmanual
- Skjermbilder fra systemet
- Kravspesifikasjoner
- Sikkerhetsrutiner
- Rutiner for tilgangsstyring
- Rutiner for uautoriserte endringer
- Rutiner for feilretting i systemet
- Informasjon om konvertering eller migreringer av data
- Informasjon om tiltak for å unngå datatap ved konverteringer og migrasjoner
- Orientering om ryddearbeidet som har blitt gjort i systemet
Systemdokumentasjonen legges i en egen mappe ved navn «sysdok» i arkivpakken.
Systemdokumentasjon kan også legges ved søknad om avlevering.
Disse opplysningene er svært viktige når vi tester arkivuttrekket og for vedlikehold av arkivet etter godkjenning. Når vi overtar råderetten med ansvar for videre bruk av arkivet, trenger vi opplysningene til å gjøre det tilgjengelig i tekniske løsninger og for å vurdere innsynsforespørsler i materialet.
For Noark 5-uttrekk er kravene til systemdokumentasjonen mindre omfattende, da systemene allerede er godkjent etter Noark-standarden. Det er likevel ønskelig at sysdok-mappe følger med.
arkivforskriften § 23
§ 23. Kva opplysningar som skal følgje arkiv ved avleveringa
Statlege organ skal gi dei opplysningane som trengst for at Nasjonalarkivet skal kunne ta imot, ta vare på, tolke og leggje til rette for bruk av dokumentasjonen som er avlevert.
Nasjonalarkivet kan krevje å få opplysningar om
a. opphavet til dokumentasjonen
b. kva samanheng dokumentasjonen blei til i og var ein del av
c. kva slags informasjon dokumentasjonen inneheld
d. kva tidsperiode dokumentasjonen omfattar
e. korleis dokumentasjon er strukturert
f. kva format dokumentasjonen har
g. noko av dokumentasjonen er kassert før avlevering, markert som sletta med heimel i lov, og elles er ufullstendig
h. noko av dokumentasjonen inneheld personopplysningar eller særlege kategoriar av personopplysningar
i. reglar om teieplikt og informasjonstryggleik for dei ulike delane av dokumentasjonen
j. informasjonssystemet som dokumentasjonen har vore lagra i
k. korleis analoge arkiv har blitt konverterte til digitalt format.
Organa skal gi opplysningane i Nasjonalarkivets digitale skjema eller applikasjonar for avlevering.