Avlevering – testside – testing av arkivuttrekk

[En testveileder for å teste ut ny struktur for veileder for avlevering.]

Testing av arkivuttrekk 

Når arkivdata tas ut av miljøet der det er skapt er det flere ting man må tenke på. Plutselig mister man muligheten til å navigere ved hjelp av brukergrensesnittet til systemet der dataene til nå har bodd og systemets iboende logikk vil ikke lenger presentere informasjonen på en ryddig og lettfattelig måte. Det som til nå har vært lett å finne fram i ved hjelp av systemets brukergrensesnitt er nå redusert til tekstfiler som peker på hverandre og diverse vedlegg. For å forsikre oss om at det fortsatt går an å finne frem i dataene som fra nå av omtales som arkivuttrekk gjennomfører vi en del tester når arkivuttrekket overføres til Nasjonalarkivet. Hvilke tester som gjennomføres og hvorfor de er viktige avhenger av hvordan dataene er skapt og i hvilket format de skal bevares for ettertiden. Nedenfor går vi igjennom hvilke tester som gjennomføres for de vanligste uttrekksformatene vi mottar. 

Testing av arkivuttrekk

Nasjonalarkivet utfører en rekke tester og kontroller på arkivuttrekkene før de godkjennes. Dette inkluderer virus- og sjekksumkontroll, kompletthetstester, tekniske tester og tester opp mot Noark-standard. Hensikten med dette er å sikre at arkivet er autentisk, komplett og at det kan gjenbrukes.

For testing av arkivuttrekk fra Noark 4-systemer brukes det egenutviklede testverktøyet ArkN4. For testing av arkivuttrekk fra fagsystemer, Noark 3- og Noark 5-systemer brukes testverktøyet Arkade 5. Alle testverktøyene lager detaljerte testrapporter, som vanligvis sendes arkivskaper og uttrekksprodusent for kommentering.

Under testing tar Nasjonalarkivet kontakt med arkivskaper. Ofte vil det være behov for dialog rundt avvik som testverktøyene ikke kan avgjøre bakgrunnen for. Dette er normalt. Autentiske avvik skal beholdes, mens feil som skyldes uttrekksprosessen må rettes opp. Informasjonen i uttrekket skal langtidslagres i den stand den har vært brukt i saksbehandlingen.

Godkjenning av arkivuttrekk

Når et arkivuttrekk er godkjent, får arkivskaperen et godkjenningsbrev. I motsatt tilfelle, ved avvisningsbrev, må arkivskaper som regel produsere et nytt og korrigert arkivuttrekk.

Når et arkivuttrekk er godkjent, blir det registrert som ferdig og langtidslagret. Et arkivuttrekk er vanligvis en deponering, som betyr at Nasjonalarkivet kun oppbevarer en kopi. Arkivskaper har i deponeringstiden selv ansvaret for bruken av materialet. Etter avtalt deponeringstid, vil deponeringen få status som en avlevering. Nasjonalarkivet overtar da råderetten og ansvaret for materialet.