Avlevering – testside – Pakking i Arkade 5

[En testveileder for å teste ut ny struktur for veileder for avlevering.]

Overføring skal på forhånd være avtalt med Nasjonalarkivet.

Avgiver skal først opprette en arkivpakke lokalt hos seg. Arkivpakken skal så overføres gjennom Nasjonalarkivets overføringsløsning. 

For å lage arkivpakken, skal man bruke programvaren Arkade 5.

Arkade 5 er Nasjonalarkivets egenutviklede test- og pakkeverktøy for arkivuttrekk. Arkade 5 hjelper deg som arkivskaper med å produsere ferdige arkivpakker i henhold til gjeldene arkivpakkestandarder og krav i riksarkivarens forskrift. Arkade 5 er tilgjengelig som skrivebordsapplikasjon for Windows, og kommandolinjegrensesnitt for Linux, macOS og Windows.

Før man pakker arkivet i oppretter man en mappe med alle filer og undermapper som skal følge med arkivversjonen. Husk å inkludere øvrig dokumentasjon slik som skjema for arkivbeskrivelse og eventuelle sjekklister for overføring, systembeskrivelser, kodelister, skjermbilder og liknende. Det er hovedmappen der filer om arkivstruktur og overordnede metadata (f.eks. arkivuttrekk.xml, arkivsktruktur.xml, addml.xml og siardfil.siard) ligger som skal lastes inn i Arkade 5.

1. Start «Arkade 5»
2. Trykk «Velg mappe»
3. Gå til den lokale hovedmappen der innholdet til arkivuttrekket ligger. Alle filene i mappen man velger blir pakket.
4. Trykk «Velg mappe»
5. Velg aktuell «Arkivtype». Velg aktuell «Arkivtype». Dersom du ikke har et Noark- eller Siard-uttrekk, velg «Fagsystem».
6. Trykk «Last inn uttrekk»
7. Dersom du har et standardisert uttrekk kan du nå teste arkivet ved å trykke «Start testing» og få vist testresultatet ved å trykke «Vis rapport». Testing er ikke nødvendig for overføring.
8. Trykk «Opprett pakke»
9. Fyll ut metadata om arkivet og arkivskaper. Se forklaring under
10. Trykk «Opprett pakke»
11. Velg mappe der arkivpakke (TAR) og overføringsfil (XML) skal lagres.

Både TAR-filen og XML-filen får samme navn, som er en unik UUID-identifikator (Universally Unique Identifier). Navnene på filene skal ikke endres.

Man påfører metadata om arkivpakken ved å fylle ut de aktuelle feltene i Arkade 5.

Her er de obligatoriske metadataene for overføringer til Nasjonalarkivet, og en forklaring til hvert felt:

• Arkivbeskrivelse  En kort, overordnet beskrivelse av arkivets innhold
• Avtalenr.  Nasjonalarkivets avtalenummer
• Arkivskaper  Opprinnelig arkivskaper, opphavet til arkivet
• Overfører  Ansvarlig organ for overføring av arkiv til depot. Avgiver.
• Kontaktperson (Overfører)  Kontaktperson hos avgiver
• Produsent  Teknisk uttrekksprodusent. Ofte en tjenesteleverandør
• Eier  Eierskap og råderett til arkivet/arkivuttrekket
• Skaper av informasjonspakke  Virksomhet som skaper arkivpakken
• Kontaksperson (Pakkeskaper)   Navn på den som overfører arkivet på vegne av avgiver
• E-post (Pakkeskaper)  E-postadressen til den som overfører arkivet for avgiver. Mottar opplastingsinvitasjon.
• Mottaker  Depotinstitusjon som mottar arkivpakke – «Nasjonalarkivet»
• System  Systemet for arkivskaping. Som systemnavn, bruk det etablerte navnet hos dere.
• Uttrekkssystem  Programvare som produserte arkivuttrekket
• Startdato Dato for første registrering i uttrekket
• Sluttdato Dato for siste registrering i uttrekket
• Pakketype  Informasjonspakketype etter OAIS-standarden. For overføring til depot brukes «SIP».